...   ...
 

Александр Назайкин. Книги, лекции и семинары

Структура делового письма

   

   
 

Поиск по сайту:

Карта сайта

۩ На главную

۩ На главную

Лекции

Копирайтинг

Рекламная кампания

Медиапланирование

Реклама недвижимости

Менеджмент рекламы

Рубричная реклама

Продажа рекламы

Медиапланирование

Продажа рекламы

эффективность  рекламы

Медиарилейшнз

Брендинг

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Видеоверсия лекции

 

Текстовая версия лекции

 

 

 

Видеоверсия лекции А. Назайкина "Структура делового письма"

 

 

(готовится к публикации)

 

 

Текстовая версия лекции А. Назайкина "Структура делового письма"

 

Как правило, деловое письмо состоит из трех частей: вступления, основной части и заключения. Внутри этих частей могут быть разделы, пункты, подпункты и абзацы.

 

Вступление делового письма

 
   

 

Во вступлении можно выделить такие элементы, как заголовок, обращение и изложение основных вопросов письма.

 

Заголовок

Заголовок находится в верхней части письма и начинается с предлога «о» («об») и коротко передает суть текста. Адресат по заголовку должен понять, о чем оно.

Например: «О согласовании новых цен», «О совместной конференции», «О результатах сотрудничества» и т.д.

Обычно заголовок делается не более 2 строк.

 

Обращение

 
   

Письмо без обращения не воспринимается как уважительное или доставленное по адресу и может быть проигнорировано. Обращение же по имени (имени и отчеству) подчеркивает уважение к личности человека и вызывает у него расположение, заинтересованность к прочтению информации. Отсутствие обращения может быть истолковано как нарушение делового этикета и пренебрежение к адресату.

Не стоит писать «Уважаемый директор!» или «Дорогой коммерческий представитель». Более правильным будет лично обращение, в котором использована вежливая форма «уважаемый». Например, «Уважаемый Иван Петрович!» «Уважаемый г-н Стокман!», «Уважаемая Лидия Федоровна»!» и т.д.

Также в обращении принято указывать звание адресата или его профессию. Например, «Уважаемый профессор…», «Глубокоуважаемый министр…» и т.д.

К президенту обращаются следующим образом: «Ваше Превосходительство Господин Президент!», «Глубокоуважаемый Господин Президент!», «Господин Президент!»

При обращении к служителям церкви также есть свои формулировки: «Всечестнейший Отец Петр!», «Всесветлейший Отче!», «Высокопреосвященный Владыка Митрополит!» и т.д.

Как правило, первое слово обращения пишут с большой буквы и с абзаца, а заканчиваю восклицательным знаком.

При печатании обращение выравнивается по центру.

 

Изложение основных вопросов

После обращения, в тексте излагаются основные вопросы, которым посвящено письмо. Так, могут быть описаны факты, события, обстоятельства, которые повлекли написание письма. Также могут быть приведены ссылки на нормативные документы, акты, инструкции и т. д. Обязательно указывается цель или причина составления письма.

Если данное письмо первое в переписке, то в самом начале следует представиться, указать свою организацию, чтобы адресат понимал, с кем он имеет дело.

Если данное письмо не первое в переписке, то его следует начать с вежливой ссылки на последнее полученное от партнера письмо. Тем самым абоненту дается понять, что письмо получено и дальнейшее общение строится с учетом всей необходимой информации.

Обычно во вступлении используются такие фразы, как:

«Мы рады приветствовать столь известную компанию…»,

«Для нас является большой частью…»

«Настоящим письмом сообщаем…»

«Доводим до Вашего сведения…»

«Согласно нашей договоренности…»

И т.д.

 

Основная часть делового письма

 

В основной части раскрывают содержание, суть письма. Здесь кратко приводятся все необходимые факты, имена, цифры, описываются события, ситуации, проблемы, представляются доказательства, анализ, прогнозы.

 

Заключение делового письма

 

В заключении письма приводится просьба или предложение, логично вытекающие из описанного в основной части.

Также в заключении содержится краткое резюме, подведение итогов. Используются такие слова, как «надеемся», «уверены», «просим», «выражаем свою признательность» и т.д.

Здесь же может говориться о прикрепленных к письму приложениях.

В заключении присутствует формула вежливости, наименование должности. Также может содержаться посткриптум.

 

Формула вежливости

Письмо заканчивается словами благодарности за сотрудничество и выражением надежды на его продолжение. В связи с этим в заключении используется так называемая формула вежливости – слова «С наилучшими пожеланиями», «С надежной на долговременное и взаимовыгодное партнерство», «С уважением» и др.

Формула вежливости располагается перед реквизитом «подпись». Она печатается с абзаца, отделяется от наименования должности запятой.

 

Наименование должности

В зависимости от того, как должность прописана в нормативно-правовых документах организации, наименование должности пишется с прописной или строчной буквы.

Если письмо оформляется на бланке должностного лица, то в реквизите «подпись» наименование должности не указывается.

 

Постскриптум

После подписи в деловом письме может быть размещен постскриптум (P.S.). В нем обычно делается приписка, касающясяся какой-то дополнительной или косвенной информации по сути письма.

 

Реквизиты официального письма

 

Значительную часть информации несут реквизиты письма. В них входят:

– государственный герб (для государственных предприятий), располагающийся посередине бланка или слева над серединой строки с названием организации;

– логотип или эмблема организации, располагающиеся рядом с названием организации;

– изображения государственных наград, располагающиеся в верхнем левом углу или по центру;

– код организации (учреждения, предприятия);

– код документа по ОКУД (если имеется);

– полное наименование организации (учреждения, предприятия), располагающиеся вверху слева;

– почтовый, телеграфный, электронный адрес;

– номер телефона; факса, телетайпа;

– номер счета в банке, располагающийся в верхнем левом углу;

– дата (день, месяц, год), записываемые, в основном, словесно-цифровым способом на бланках слева вверху на специально отведенном месте, не на бланке – под текстом слева (например: 1 мая 2016 года);

– индекс документа;

– ссылка на индекс и дату входящего документа;

– адресант с указанием названия учреждения и структурного подразделения в именительном падеже, наименования должности и фамилии – в дательном. Сведения об ученом звании, ученой степени (можно в сокращенном виде) указывают перед фамилией;

– подпись;

– печать (не обязательно);

– фамилия, имя, отчество отправителя.

 

Более подробную информацию на эту тему можно найти в книге А. Назайкина «Современные копирайтинг. Как создавать тексты для литературы, кино, рекламы, СМИ, деловых коммуникаций, PR и SEO»

 Хочешь стать настоящим копирайтером? Пройди обучение на программе профессиональной подготовки «Современный копирайтинг» и предъяви работодателю высокие профессиональные навыки! А также диплом МГУ имени М.В.Ломоносова…

Не опоздай к началу занятий! Жми!

 

 
   

 

 

См. также:

Оформление делового письма

Электронное деловое письмо

Деловое предложение (оферта)

Подготовка текста делового предложения

Лекции А. Назайкина

Узнай о рекламе больше

۩  

 
  ...

© Цитирование и перепечатка материалов с данного сайта разрешены только с указанием авторства и источника: Александр Назайкин – www.nazaykin.ru