| ||||||
... | ... | |||||
Александр Назайкин. Книги, лекции и семинары Структура делового письма |
||||||
|
||||||
Поиск по сайту: ■ Копирайтинг■ Рекламная кампания ■ Медиапланирование ■ Реклама недвижимости ■ Менеджмент рекламы ■ Рубричная реклама ■ Продажа рекламы ■ Медиапланирование ■ Продажа рекламы ■ эффективность рекламы ■ Медиарилейшнз ■ Брендинг
|
Видеоверсия лекции А. Назайкина "Структура делового письма"
(готовится к публикации)
Текстовая версия лекции А. Назайкина "Структура делового письма"
Как правило, деловое письмо состоит из трех частей: вступления, основной части и заключения. Внутри этих частей могут быть разделы, пункты, подпункты и абзацы.
Вступление делового письма |
|||||
Во вступлении можно выделить такие элементы, как заголовок, обращение и изложение основных вопросов письма.
ЗаголовокЗаголовок находится в верхней части письма и начинается с предлога «о» («об») и коротко передает суть текста. Адресат по заголовку должен понять, о чем оно. Например: «О согласовании новых цен», «О совместной конференции», «О результатах сотрудничества» и т.д. Обычно заголовок делается не более 2 строк.
Обращение |
||||||
Письмо без обращения не воспринимается как уважительное или доставленное по адресу и может быть проигнорировано. Обращение же по имени (имени и отчеству) подчеркивает уважение к личности человека и вызывает у него расположение, заинтересованность к прочтению информации. Отсутствие обращения может быть истолковано как нарушение делового этикета и пренебрежение к адресату. Не стоит писать «Уважаемый директор!» или «Дорогой коммерческий представитель». Более правильным будет лично обращение, в котором использована вежливая форма «уважаемый». Например, «Уважаемый Иван Петрович!» «Уважаемый г-н Стокман!», «Уважаемая Лидия Федоровна»!» и т.д. Также в обращении принято указывать звание адресата или его профессию. Например, «Уважаемый профессор…», «Глубокоуважаемый министр…» и т.д. К президенту обращаются следующим образом: «Ваше Превосходительство Господин Президент!», «Глубокоуважаемый Господин Президент!», «Господин Президент!» При обращении к служителям церкви также есть свои формулировки: «Всечестнейший Отец Петр!», «Всесветлейший Отче!», «Высокопреосвященный Владыка Митрополит!» и т.д. Как правило, первое слово обращения пишут с большой буквы и с абзаца, а заканчиваю восклицательным знаком. При печатании обращение выравнивается по центру.
Изложение основных вопросовПосле обращения, в тексте излагаются основные вопросы, которым посвящено письмо. Так, могут быть описаны факты, события, обстоятельства, которые повлекли написание письма. Также могут быть приведены ссылки на нормативные документы, акты, инструкции и т. д. Обязательно указывается цель или причина составления письма. Если данное письмо первое в переписке, то в самом начале следует представиться, указать свою организацию, чтобы адресат понимал, с кем он имеет дело. Если данное письмо не первое в переписке, то его следует начать с вежливой ссылки на последнее полученное от партнера письмо. Тем самым абоненту дается понять, что письмо получено и дальнейшее общение строится с учетом всей необходимой информации. Обычно во вступлении используются такие фразы, как: «Мы рады приветствовать столь известную компанию…», «Для нас является большой частью…» «Настоящим письмом сообщаем…» «Доводим до Вашего сведения…» «Согласно нашей договоренности…» И т.д.
Основная часть делового письма
В основной части раскрывают содержание, суть письма. Здесь кратко приводятся все необходимые факты, имена, цифры, описываются события, ситуации, проблемы, представляются доказательства, анализ, прогнозы.
Заключение делового письма
В заключении письма приводится просьба или предложение, логично вытекающие из описанного в основной части. Также в заключении содержится краткое резюме, подведение итогов. Используются такие слова, как «надеемся», «уверены», «просим», «выражаем свою признательность» и т.д. Здесь же может говориться о прикрепленных к письму приложениях. В заключении присутствует формула вежливости, наименование должности. Также может содержаться посткриптум.
Формула вежливостиПисьмо заканчивается словами благодарности за сотрудничество и выражением надежды на его продолжение. В связи с этим в заключении используется так называемая формула вежливости – слова «С наилучшими пожеланиями», «С надежной на долговременное и взаимовыгодное партнерство», «С уважением» и др. Формула вежливости располагается перед реквизитом «подпись». Она печатается с абзаца, отделяется от наименования должности запятой.
Наименование должностиВ зависимости от того, как должность прописана в нормативно-правовых документах организации, наименование должности пишется с прописной или строчной буквы. Если письмо оформляется на бланке должностного лица, то в реквизите «подпись» наименование должности не указывается.
ПостскриптумПосле подписи в деловом письме может быть размещен постскриптум (P.S.). В нем обычно делается приписка, касающясяся какой-то дополнительной или косвенной информации по сути письма.
Реквизиты официального письма
Значительную часть информации несут реквизиты письма. В них входят: – государственный герб (для государственных предприятий), располагающийся посередине бланка или слева над серединой строки с названием организации; – логотип или эмблема организации, располагающиеся рядом с названием организации; – изображения государственных наград, располагающиеся в верхнем левом углу или по центру; – код организации (учреждения, предприятия); – код документа по ОКУД (если имеется); – полное наименование организации (учреждения, предприятия), располагающиеся вверху слева; – почтовый, телеграфный, электронный адрес; – номер телефона; факса, телетайпа; – номер счета в банке, располагающийся в верхнем левом углу; – дата (день, месяц, год), записываемые, в основном, словесно-цифровым способом на бланках слева вверху на специально отведенном месте, не на бланке – под текстом слева (например: 1 мая 2016 года); – индекс документа; – ссылка на индекс и дату входящего документа; – адресант с указанием названия учреждения и структурного подразделения в именительном падеже, наименования должности и фамилии – в дательном. Сведения об ученом звании, ученой степени (можно в сокращенном виде) указывают перед фамилией; – подпись; – печать (не обязательно); – фамилия, имя, отчество отправителя.
Более подробную информацию на эту тему можно найти в книге А. Назайкина «Современные копирайтинг. Как создавать тексты для литературы, кино, рекламы, СМИ, деловых коммуникаций, PR и SEO» Хочешь стать настоящим копирайтером? Пройди обучение на программе профессиональной подготовки «Современный копирайтинг» и предъяви работодателю высокие профессиональные навыки! А также диплом МГУ имени М.В.Ломоносова… Не опоздай к началу занятий! Жми!
|
||||||
|
См. также: |
|||||
... |
© Цитирование и перепечатка материалов с данного сайта разрешены только с указанием авторства и источника: Александр Назайкин – www.nazaykin.ru |
|||||