...   ...
 

Александр Назайкин. Книги, лекции и семинары

 

Медиарилейшнз и PR: проведение пресс-конференции

   

   
 

Поиск по сайту:

Карта сайта

۩ На главную

۩ На главную

Лекции

Копирайтинг

Рекламная кампания

Медиапланирование

Реклама недвижимости

Менеджмент рекламы

Рубричная реклама

Продажа рекламы

Медиапланирование

Продажа рекламы

эффективность  рекламы

Медиарилейшнз

Брендинг

 

 

 

 

 

 

 

Текстовая версия лекции

 

Видеоверсия лекции

 

 

Текстовая версия лекции А. Назайкина "Медиарилейшнз и PR: проведение пресс-конференции"

Специалист по медиарилейшнз должен полностью контролировать и подготовку к пресс-конференции, и ее ход. Ничего нельзя пускать на самотек. Необходимо составить план проведения пресс-конфренеции: кто, когда, в какой очередности выступает, отвечает на вопросы и т.д.

 
   

Не стоит планировать пресс-конференцию длительностью менее 30 минут, она разочарует журналистов. Мероприятие длительностью  более часа – утомит. Обычная продолжительность конференции - около 40 минут. Далее журналисты могут пообщаться с ее отдельными участниками.

На основное выступление отводится 10-15 минут. Для ответа на вопрос предусматривается 2 минуты.

Мероприятие должно вовремя начаться и вовремя закончиться, все выступающие должны прибыть вовремя и быть готовыми к публичной речи. По ходу выступлений должен соблюдаться регламент. Каждому на выступление и  на ответы на вопросы отводится определенное время.

 
   

Хорошая пресс-конференция – это предварительно отрепетированная пресс-конференция. Вместе с тем всегда нужно быть готовым к неожиданностям с самых разных сторон: со стороны управляющего помещения, со стороны выступающих, со стороны журналистов. Если сломается проектор, то наготове должна быть обычная доска с мелом или фламастерами. У выступающих должны быть предусмотрены дублеры. И т.д.

Зал для пресс-конференции должен быть не только заранее оборудован, но и вся техника должна быть проверена.  Пол, столы, стулья необходимо поддерживать в полной чистоте.

В зале должен присутствовать охранник, который будет следить за порядком и сможет пресечь возможные хулиганские действия.

Все сказанное на пресс-конференции необходимо фиксировать. В дальнейшем записанную информацию можно будет опубликовать отдельно.

Выступающих встречают и проводят в специально подготовленное помещение, где они ожидают начало пресс-конференции, могут выпить чашку кофе и обсудить какие-либо детали предстоящего мероприятия.

Журналистов также встречают, регистрируют, выдают баджи (с указанием имени и СМИ), затем провожают к удобному для их работы месту. По ходу пресс-конференции у них интересуются, не нужно ли им в чем-либо помочь. Однако делать все это следует достаточно ненавязчиво. Для специалиста по медиарилейшнз будет очень полезным хотя бы очень коротко пообщаться с каждым из пришедших журналистов.

Если ожидается большое количество журналистов, то для их обслуживания выделяется несколько сотрудников компании. Все они должны иметь баджи с указанием имени и фамилии.

Если кто-то из журналистов хочет взять интервью до пресс-конференции не стоит ему отказывать, возможно, он куда-то спешит и не сможет быть на мероприятии до конца.

Задерживать начало пресс-конференции не стоит более чем на пять-десять минут - журналисты не должны раздражаться из-за потери времени. Вместе с тем, нужно дать возможность подойти и подъехать тем из них, которые сами опаздывают.

Даже, если еще нет какого-то важного участника, лучше начать мероприятие вовремя, предоставив слово следующему выступающему по программе. Опаздывающий представитель компании может всегда включиться в работу уже по ходу пресс-конференции.

В самом начале ведущий пресс-конференции обращается к собравшимся с приветственным словом, представляет выступающих и знакомит всех с предполагаемым планом и регламентом мероприятия. Так, например, устанавливается порядок задания вопросов (поднятой рукой или запиской), их количеством для каждого журналиста, чтобы все представители СМИ успели спросить о том, что интересует именно их аудиторию. Также сообщается, что и как будет происходить после официальной части  интервью (возможность общения в баре, порядок резервации эксклюзивных интервью и т.д.)

Далее ведущий следит за соблюдением регламента, дает знак выступающим или журналистам о том, что их время на вступление, вопрос или ответ истекло.

Если после выступления не прозвучало никаких вопросов, то можно ответить на те, что были предусмотрительно подготовлены самим выступающим.

Пресс-конференцию можно завершить как аплодисментами, так и обойтись без них, просто вежливо попрощавшись с присутствующими.

После пресс-конференции даются заранее согласованные интервью. Также журналисты могут неформально пообщаться с участниками мероприятия. Поэтому выступающим стоит задержаться в помещении, а не убегать из него, снижая тем самым эффективность пресс-конфереции.

Если план пресс-конференции объявлен, то он должен неукоснительно выдерживаться. Иначе журналисты начнут раздражаться. Стоит иметь в виду то, что происходит в головах представителей СМИ. Они могут думать и поступать, например, следующим образом: «Само собой разумеется, что поведе­ние журналиста на пресс-конферен­ции должно определяться необходимо­стью решения своей основной задачи - получить интересующую его (изда­ние, аудиторию) информацию. Поэто­му ему необходимо заранее (после зна­комства с темой пресс-конференции, ее программой) продумать те вопро­сы, ответы на которые будут наиболее важными для вашего издания. Понят­но, что по ходу конференции он дол­жен успеть их задать выступающим и получить ответы. Наблюдения за ря­дом пресс-конференций, на которых удалось побывать, показывают, что журналисты отнюдь не всегда получа­ют для этого возможность. Происхо­дит это по разным причинам. На неко­торых конференциях присутствует слишком много коллег, и если высту­пающий, предположим, один, то он просто не в силах ответить на каждый потенциальный вопрос, который мо­жет интересовать журналистов.

Иногда, как говорится, «бывает и хуже». Дело в том, что у некоторых организаторов и выступающих есть четкое представление о «своих» и «чужих» СМИ. В таком случае они за­ранее предупреждают тех, кто выпол­няет на пресс-конференции роль веду­щих, что право задать вопросы долж­ны получить только «свои» журнали­сты. Относительно «чужаков» вопрос решается особо: им такая возмож­ность может быть предоставлена только в некоторых случаях, когда вдруг возникает необходимость пока­зать, что на конференции соблюдался «плюрализм мнений».

Как поступить журналисту, если его поднятую руку ведущий упорно не замечает? Иногда в подобной ситуа­ции коллеги поднимаются с места и делают громогласное  заявление  о том, что настаивают на своем праве задать вопрос. Нередко после такого демарша действительно удается до­биться своего. Но надо быть готовым к тому, что подобный поступок веду­щие и участники воспримут негативно и ответ может быть вовсе не таким, какой устроил бы журналиста. Или того хуже: это уже будет расценено как попытка затеять скандал. Поэто­му следует попытаться получить от­вет на интересующую журналиста ин­формацию другим путем. Можно, на­пример, послать в президиум вежли­вую записку с просьбой ответить на конкретный вопрос или попросить коллегу из «своего» издания задать нужный вам вопрос. Конечно, и в та­ком случае можно не получить ту ин­формацию, которая необходима. Но зато после этих попыток станет впол­не ясно, что отвечать на поставлен­ный журналистом вопрос не хотят преднамеренно. И это дает ему мо­ральное право сообщить о случив­шемся в своей публикации.»

Также стоит обратить внимание на следующие «10 правил для журналистов на пресс-конференции:

Собрать основную краткую информацию по теме конференции.

Вечные вопросы к себе: Почему, с какими намерениями они проводят конференцию? Почему они это сказали? Что умалчивают? В чем меня собираются убедить?

Для них я лишь инструмент. Нужно быть начеку, не поддаваться лести.

У кого бы потом оперативно справиться по этой теме?

Спрашивать, подлавливать, достать.

Вскрыть несогласованность фактов, излагаемых докладчиками, неинформированность, найти противоречия в высказываниях.

Сравнить нынешнюю фактуру с ранее опубликованной или высказанной.

Четко подготовиться к письму: аудиозапись, снимки, документы.

Различать видимость и действительность. Не позволить себя ослепить. Быть смелым в вопросах.

Остаться независимым.»

Для того, чтобы облегчить работу журналистов с информацией пресс-конференции, им выдают медиакит, включающий в себя пресс-релиз, тезисы выступлений, биографии выступающих, фотографии, образцы товара и т.д. (Подробнее о медиаките см. раздел «Материалы для публикации. Медиакит»).

Все материалы, подарки лучше раздавать журналистам на выходе, чтобы им не пришлось таскаться с ними в течение всего мероприятия. Внимание должно постоянно сопутствовать работе журналистов на пресс-конференции. Нельзя игнорировать их просьбы, пожелания, пытаться унизить, используя фразы вроде «продажная пресса» и т.д.. Не стоит и задабривать их. Лучшее, что могут сделать организаторы пресс-конференции для журналистов – создать комфортные условия для работы, как во время официальной части, так и позже при неофициальном общении на фуршете.

На пресс-конференции не стоит устраивать большой обед, но напитки и легкие закуски будут вполне уместны. Причем чай, соки можно предложить и перед конференцией.

Главное при проведении пресс-конференций – это, конечно, безусловная важность распространяемой информации. Но, как уже говорилось, на высоком уровне должны быть организованы и такие сопутствующие получению информации аспекты, как место проведения конференции, удобства. Ведь если журналист чем-то будет недоволен по ходу получения информации, его недовольство перенесется и на подготавливаемый к печати материал. В качестве иллюстрации к этим словам можно привести репортаж корреспондента «Известий» Марии Игнатовой «По закону бутерброда»:

«Журналистам продемонстрировали жующих иностранцев.

В последнее время представительство Американской торговой палаты проявило завидную активность - недавно американцы принимали гостей и на Олимпийском проспекте, и в самом центре Москвы - в гостинице «Националь». Первый светский раут был посвящен выступлению главы нефтяной компании «ЮКОС» Михаила Ходорковского. Единственными нежеланными гостями на этой церемонии оказались журналисты.

Отношения к прессе каждый демонстрирует по-своему. Кто-то нарочито пытается дружить, кто-то старается держаться от нее подальше. Американцы, авторы знаменитой Первой поправки к Конституции, выбрали довольно оригинальный способ.

Приглашение для СМИ было разослано накануне. В нем значилось, что представители прессы приглашаются «на встречу за ланчем с Михаилом Ходорковским» в гостинице «Ренессанс». Практика подобных приемов давно используется - она менее официальна, чем пресс-конференция. К тому же довольный и расслабленный ньюсмейкер - лучший источник информации. На этот раз журналистам пообещали создать все условия и зарезервировать «специальные места».

Время для встречи было выбрано очень удачно. 12.30 хорошо подходит и для западного ланча, и для российского обеда. Зал заполнился быстро - облаченные в деловые костюмы члены американской палаты и ее гости вовремя заняли свои места…

В центре помещения с приглушенным освещением был накрыт десяток круглых столов. Освещать это событие пригласили примерно 20 журналистов. Однако оказалось, что близко к Ходорковскому прессу решили не подпускать. Прямо рядом со входом был накрыт длинный белый стол, на котором красовались тарелочки с приборами и два больших белых блюда с бутербродами. У журналистов возникло недоумение, когда они поняли, что оказались позади экрана, на котором г-н Ходорковский собирался демонстрировать слайды.

После того как виновник события занял свое место, гости приступили к еде. Вышколенный официант, подхватив блюдо с бутербродами, начал аккуратно, по одному, раскладывать их на тарелки журналистам. Через пять минут официант, вежливо осведомившись: «Не желаете ли еще?», повторил ту же процедуру. После этого прессу оставили в покое. Тем временем иностранные гости еще в течение получаса продолжали свой ланч, а люди, зажатые в углу за длинным столом, нервно ждали, когда они смогут приступить к тому, зачем их пригласили.

Справившись с десертом, гости поняли, что теперь готовы принять и «духовную» пищу. Тогда г-н Ходорковский прочитал слушателям небольшую лекцию о перспективах нефтегазовых компаний в России и, ответив на вопросы иностранных коллег, быстро поспешил из зала. Журналистам оставалось только гадать, в чем смысл демонстрирования жующих иностранцев и почему организаторам не пришло в голову пригласить прессу попозже. По-видимому, последние посчитали неприличным связывать свободу журналистов ланчем, а наблюдение за процессом должно было подстегнуть их к коварным вопросам. Вот только задать их не было особой возможности.»

При проведении пресс-конференций и других мероприятий важно понимать, что журналисты постоянно посещают мероприятия. Это их обычная повседневная работа. И имея опыт работы на десятках, а то и сотнях пресс-конференций, они волей-неволей сравнивают очередное мероприятие с предыдущими: « А там-то было лучше… А здесь вот как…»

Конечно, не стоит соревноваться в роскоши, в ублажении журналистов. Но продумывать приемлемый уровень комфорта следует обязательно. И самое главное специалист по медиарилейшнз в любой момент должен быть доступен, чтобы дать необходимую информационную справку, организовывать встречу с кем-либо из выступающих и т.д.

Если по книге регистрации видно, что кто-то из журналистов не пришел на пресс-конференцию, следует отослать ему всю информацию в редакцию. Возможно, она все-таки пригодится. Ведь сотрудник редакции мог не прийти по какой-то вполне весомой причине. А присланную информацию он возможно использует для публикации.

Отправить информацию стоит не только приглашенному, но не пришедшему журналисту, но и его неприглашенным коллегам.

По итогам пресс-конференции необходимо подготовить аналитический отчет: сколько журналистов пришло, сколько из них опубликовали материал, какие из неприглашенных СМИ опубликовали материл и т.д.

Кроме распространения информации пресс-конференцию можно использовать и для сбора информации о журналистах, уточнения их списков, тематических и контактных данных, и т.д.

 

Видеоверсия лекции"Медиарилейшнз и PR: проведение пресс-конференции"

 

 

(готовится к публикации)

 

 

 

Более подробную информацию на эту тему можно найти в книге А. Назайкина"Медиарилейшнз на 100%"

.

 

 

 

 
   

 

 

См. также:

Введение в курс «Медиарилейшнз»

Три цвета медиарилейшнз

Три цвета медиарилейшнз: черный

Три цвета медиарилейшнз: серый  

Три цвета медиарилейшнз: белый

Средства массовой информации в медиарилейшнз

Выбор СМИ в медиарилейшнз  

Внутренняя структура СМИ

Как работает редакция  

Журналисты 

Индивидуальные особенности журналистов

Списки журналистов

Информационный повод

Информационный повод:  качество товара или услуги

Информационный повод: Значимость

Информационный повод:  Благотворительность

Информационный повод:  новизна

Информационный повод:  интересные факты

Информационный повод:  оригинальность

Информационный повод:  конфликтность

Информационный повод:  конкурсы и акции протеста

Информационный повод:  скандалы

Информационный повод:  войны и терроризм

Информационный повод:  спонсорство и эксклюзивность 

Создание информационного повода

Материалы для публикации

Пресс-релиз

Текст пресс-релиза   

Структура текста пресс-релиза

«Шапка», контактные лица и выходные данные пресс-релиза  

Заголовок пресс-релиза 

Введение, основная часть и заключение пресс-релиза  

Редактирование и корректура пресс-релиза  

Пресс-релиз: иллюстрации

Пресс-релиз: фотографии

Пресс-релиз: оформление 

Виды пресс-релизов

Подборка фактов  

Бэкграундер, биография, заявление 

Меморандум

Медиа-кит

Журналистские материалы

Информационные жанры

Аналитические жанры

Художественно-публицистические жанры

Публикации в различных СМИ

Распространение информации

Прямое предоставление информации

Использование интернет-ресурсов

Публичное выступление

Текст выступления

Публичная речь

Спичрайтер  

Личное интервью

Интервью по телефону и для различных СМИ

Специальные мероприятия для прессы

Пресс-конференция 

Подготовка пресс-конференции

Проведение пресс-конференции

Различные виды пресс-конференций  

Брифинг

Презентация

Пресс-тур, дни открытых дверей  

Посещение объекта, путешествия

Организация пресс-тура

Посещение редакции 

Прием для прессы

Общие конференции и семинары  

Выставки и специальные мероприятия 

Управление медиарилейшн

Контакты с журналистами

Обеды, подарки и сувениры

Между рекламной службой и редакцией

Конфликтная ситуация

Пресс-секретарь

Пресс-служба

Пресс-клуб

PR-агентство

Организация медиарилейшнз

Бюджет информационной кампании

Мониторинг

Медиарилейшнз: оценка

Заключение курса «Медиарилейшнз» 

Лекции А. Назайкина

Узнай о рекламе больше

۩  

 
  ...

© Цитирование и перепечатка материалов с данного сайта разрешены только с указанием авторства и источника: Александр Назайкин – www.nazaykin.ru