|
||||||
... | ... | |||||
Александр Назайкин. Книги, лекции и семинары Медиарилейшнз и PR: проведение пресс-конференции |
||||||
|
||||||
Поиск по сайту: ■ Копирайтинг■ Медиапланирование ■ Реклама недвижимости ■ Менеджмент рекламы ■ Рубричная реклама ■ Продажа рекламы ■ Медиапланирование ■ Продажа рекламы ■ эффективность рекламы ■ Медиарилейшнз ■ Брендинг
|
Текстовая версия лекции А. Назайкина "Медиарилейшнз и PR: проведение пресс-конференции" Специалист по медиарилейшнз должен полностью контролировать и подготовку к пресс-конференции, и ее ход. Ничего нельзя пускать на самотек. Необходимо составить план проведения пресс-конфренеции: кто, когда, в какой очередности выступает, отвечает на вопросы и т.д. |
|||||
Не стоит планировать пресс-конференцию длительностью менее 30 минут, она разочарует журналистов. Мероприятие длительностью более часа – утомит. Обычная продолжительность конференции - около 40 минут. Далее журналисты могут пообщаться с ее отдельными участниками. На основное выступление отводится 10-15 минут. Для ответа на вопрос предусматривается 2 минуты. Мероприятие должно вовремя начаться и вовремя закончиться, все выступающие должны прибыть вовремя и быть готовыми к публичной речи. По ходу выступлений должен соблюдаться регламент. Каждому на выступление и на ответы на вопросы отводится определенное время. |
||||||
Хорошая пресс-конференция – это предварительно отрепетированная пресс-конференция. Вместе с тем всегда нужно быть готовым к неожиданностям с самых разных сторон: со стороны управляющего помещения, со стороны выступающих, со стороны журналистов. Если сломается проектор, то наготове должна быть обычная доска с мелом или фламастерами. У выступающих должны быть предусмотрены дублеры. И т.д. Зал для пресс-конференции должен быть не только заранее оборудован, но и вся техника должна быть проверена. Пол, столы, стулья необходимо поддерживать в полной чистоте. В зале должен присутствовать охранник, который будет следить за порядком и сможет пресечь возможные хулиганские действия. Все сказанное на пресс-конференции необходимо фиксировать. В дальнейшем записанную информацию можно будет опубликовать отдельно. Выступающих встречают и проводят в специально подготовленное помещение, где они ожидают начало пресс-конференции, могут выпить чашку кофе и обсудить какие-либо детали предстоящего мероприятия. Журналистов также встречают, регистрируют, выдают баджи (с указанием имени и СМИ), затем провожают к удобному для их работы месту. По ходу пресс-конференции у них интересуются, не нужно ли им в чем-либо помочь. Однако делать все это следует достаточно ненавязчиво. Для специалиста по медиарилейшнз будет очень полезным хотя бы очень коротко пообщаться с каждым из пришедших журналистов. Если ожидается большое количество журналистов, то для их обслуживания выделяется несколько сотрудников компании. Все они должны иметь баджи с указанием имени и фамилии. Если кто-то из журналистов хочет взять интервью до пресс-конференции не стоит ему отказывать, возможно, он куда-то спешит и не сможет быть на мероприятии до конца. Задерживать начало пресс-конференции не стоит более чем на пять-десять минут - журналисты не должны раздражаться из-за потери времени. Вместе с тем, нужно дать возможность подойти и подъехать тем из них, которые сами опаздывают. Даже, если еще нет какого-то важного участника, лучше начать мероприятие вовремя, предоставив слово следующему выступающему по программе. Опаздывающий представитель компании может всегда включиться в работу уже по ходу пресс-конференции. В самом начале ведущий пресс-конференции обращается к собравшимся с приветственным словом, представляет выступающих и знакомит всех с предполагаемым планом и регламентом мероприятия. Так, например, устанавливается порядок задания вопросов (поднятой рукой или запиской), их количеством для каждого журналиста, чтобы все представители СМИ успели спросить о том, что интересует именно их аудиторию. Также сообщается, что и как будет происходить после официальной части интервью (возможность общения в баре, порядок резервации эксклюзивных интервью и т.д.) Далее ведущий следит за соблюдением регламента, дает знак выступающим или журналистам о том, что их время на вступление, вопрос или ответ истекло. Если после выступления не прозвучало никаких вопросов, то можно ответить на те, что были предусмотрительно подготовлены самим выступающим. Пресс-конференцию можно завершить как аплодисментами, так и обойтись без них, просто вежливо попрощавшись с присутствующими. После пресс-конференции даются заранее согласованные интервью. Также журналисты могут неформально пообщаться с участниками мероприятия. Поэтому выступающим стоит задержаться в помещении, а не убегать из него, снижая тем самым эффективность пресс-конфереции. Если план пресс-конференции объявлен, то он должен неукоснительно выдерживаться. Иначе журналисты начнут раздражаться. Стоит иметь в виду то, что происходит в головах представителей СМИ. Они могут думать и поступать, например, следующим образом: «Само собой разумеется, что поведение журналиста на пресс-конференции должно определяться необходимостью решения своей основной задачи - получить интересующую его (издание, аудиторию) информацию. Поэтому ему необходимо заранее (после знакомства с темой пресс-конференции, ее программой) продумать те вопросы, ответы на которые будут наиболее важными для вашего издания. Понятно, что по ходу конференции он должен успеть их задать выступающим и получить ответы. Наблюдения за рядом пресс-конференций, на которых удалось побывать, показывают, что журналисты отнюдь не всегда получают для этого возможность. Происходит это по разным причинам. На некоторых конференциях присутствует слишком много коллег, и если выступающий, предположим, один, то он просто не в силах ответить на каждый потенциальный вопрос, который может интересовать журналистов. Иногда, как говорится, «бывает и хуже». Дело в том, что у некоторых организаторов и выступающих есть четкое представление о «своих» и «чужих» СМИ. В таком случае они заранее предупреждают тех, кто выполняет на пресс-конференции роль ведущих, что право задать вопросы должны получить только «свои» журналисты. Относительно «чужаков» вопрос решается особо: им такая возможность может быть предоставлена только в некоторых случаях, когда вдруг возникает необходимость показать, что на конференции соблюдался «плюрализм мнений». Как поступить журналисту, если его поднятую руку ведущий упорно не замечает? Иногда в подобной ситуации коллеги поднимаются с места и делают громогласное заявление о том, что настаивают на своем праве задать вопрос. Нередко после такого демарша действительно удается добиться своего. Но надо быть готовым к тому, что подобный поступок ведущие и участники воспримут негативно и ответ может быть вовсе не таким, какой устроил бы журналиста. Или того хуже: это уже будет расценено как попытка затеять скандал. Поэтому следует попытаться получить ответ на интересующую журналиста информацию другим путем. Можно, например, послать в президиум вежливую записку с просьбой ответить на конкретный вопрос или попросить коллегу из «своего» издания задать нужный вам вопрос. Конечно, и в таком случае можно не получить ту информацию, которая необходима. Но зато после этих попыток станет вполне ясно, что отвечать на поставленный журналистом вопрос не хотят преднамеренно. И это дает ему моральное право сообщить о случившемся в своей публикации.» Также стоит обратить внимание на следующие «10 правил для журналистов на пресс-конференции: Собрать основную краткую информацию по теме конференции. Вечные вопросы к себе: Почему, с какими намерениями они проводят конференцию? Почему они это сказали? Что умалчивают? В чем меня собираются убедить? Для них я лишь инструмент. Нужно быть начеку, не поддаваться лести. У кого бы потом оперативно справиться по этой теме? Спрашивать, подлавливать, достать. Вскрыть несогласованность фактов, излагаемых докладчиками, неинформированность, найти противоречия в высказываниях. Сравнить нынешнюю фактуру с ранее опубликованной или высказанной. Четко подготовиться к письму: аудиозапись, снимки, документы. Различать видимость и действительность. Не позволить себя ослепить. Быть смелым в вопросах. Остаться независимым.» Для того, чтобы облегчить работу журналистов с информацией пресс-конференции, им выдают медиакит, включающий в себя пресс-релиз, тезисы выступлений, биографии выступающих, фотографии, образцы товара и т.д. (Подробнее о медиаките см. раздел «Материалы для публикации. Медиакит»). Все материалы, подарки лучше раздавать журналистам на выходе, чтобы им не пришлось таскаться с ними в течение всего мероприятия. Внимание должно постоянно сопутствовать работе журналистов на пресс-конференции. Нельзя игнорировать их просьбы, пожелания, пытаться унизить, используя фразы вроде «продажная пресса» и т.д.. Не стоит и задабривать их. Лучшее, что могут сделать организаторы пресс-конференции для журналистов – создать комфортные условия для работы, как во время официальной части, так и позже при неофициальном общении на фуршете. На пресс-конференции не стоит устраивать большой обед, но напитки и легкие закуски будут вполне уместны. Причем чай, соки можно предложить и перед конференцией. Главное при проведении пресс-конференций – это, конечно, безусловная важность распространяемой информации. Но, как уже говорилось, на высоком уровне должны быть организованы и такие сопутствующие получению информации аспекты, как место проведения конференции, удобства. Ведь если журналист чем-то будет недоволен по ходу получения информации, его недовольство перенесется и на подготавливаемый к печати материал. В качестве иллюстрации к этим словам можно привести репортаж корреспондента «Известий» Марии Игнатовой «По закону бутерброда»: «Журналистам продемонстрировали жующих иностранцев. В последнее время представительство Американской торговой палаты проявило завидную активность - недавно американцы принимали гостей и на Олимпийском проспекте, и в самом центре Москвы - в гостинице «Националь». Первый светский раут был посвящен выступлению главы нефтяной компании «ЮКОС» Михаила Ходорковского. Единственными нежеланными гостями на этой церемонии оказались журналисты. Отношения к прессе каждый демонстрирует по-своему. Кто-то нарочито пытается дружить, кто-то старается держаться от нее подальше. Американцы, авторы знаменитой Первой поправки к Конституции, выбрали довольно оригинальный способ. Приглашение для СМИ было разослано накануне. В нем значилось, что представители прессы приглашаются «на встречу за ланчем с Михаилом Ходорковским» в гостинице «Ренессанс». Практика подобных приемов давно используется - она менее официальна, чем пресс-конференция. К тому же довольный и расслабленный ньюсмейкер - лучший источник информации. На этот раз журналистам пообещали создать все условия и зарезервировать «специальные места». Время для встречи было выбрано очень удачно. 12.30 хорошо подходит и для западного ланча, и для российского обеда. Зал заполнился быстро - облаченные в деловые костюмы члены американской палаты и ее гости вовремя заняли свои места… В центре помещения с приглушенным освещением был накрыт десяток круглых столов. Освещать это событие пригласили примерно 20 журналистов. Однако оказалось, что близко к Ходорковскому прессу решили не подпускать. Прямо рядом со входом был накрыт длинный белый стол, на котором красовались тарелочки с приборами и два больших белых блюда с бутербродами. У журналистов возникло недоумение, когда они поняли, что оказались позади экрана, на котором г-н Ходорковский собирался демонстрировать слайды. После того как виновник события занял свое место, гости приступили к еде. Вышколенный официант, подхватив блюдо с бутербродами, начал аккуратно, по одному, раскладывать их на тарелки журналистам. Через пять минут официант, вежливо осведомившись: «Не желаете ли еще?», повторил ту же процедуру. После этого прессу оставили в покое. Тем временем иностранные гости еще в течение получаса продолжали свой ланч, а люди, зажатые в углу за длинным столом, нервно ждали, когда они смогут приступить к тому, зачем их пригласили. Справившись с десертом, гости поняли, что теперь готовы принять и «духовную» пищу. Тогда г-н Ходорковский прочитал слушателям небольшую лекцию о перспективах нефтегазовых компаний в России и, ответив на вопросы иностранных коллег, быстро поспешил из зала. Журналистам оставалось только гадать, в чем смысл демонстрирования жующих иностранцев и почему организаторам не пришло в голову пригласить прессу попозже. По-видимому, последние посчитали неприличным связывать свободу журналистов ланчем, а наблюдение за процессом должно было подстегнуть их к коварным вопросам. Вот только задать их не было особой возможности.» При проведении пресс-конференций и других мероприятий важно понимать, что журналисты постоянно посещают мероприятия. Это их обычная повседневная работа. И имея опыт работы на десятках, а то и сотнях пресс-конференций, они волей-неволей сравнивают очередное мероприятие с предыдущими: « А там-то было лучше… А здесь вот как…» Конечно, не стоит соревноваться в роскоши, в ублажении журналистов. Но продумывать приемлемый уровень комфорта следует обязательно. И самое главное специалист по медиарилейшнз в любой момент должен быть доступен, чтобы дать необходимую информационную справку, организовывать встречу с кем-либо из выступающих и т.д. Если по книге регистрации видно, что кто-то из журналистов не пришел на пресс-конференцию, следует отослать ему всю информацию в редакцию. Возможно, она все-таки пригодится. Ведь сотрудник редакции мог не прийти по какой-то вполне весомой причине. А присланную информацию он возможно использует для публикации. Отправить информацию стоит не только приглашенному, но не пришедшему журналисту, но и его неприглашенным коллегам. По итогам пресс-конференции необходимо подготовить аналитический отчет: сколько журналистов пришло, сколько из них опубликовали материал, какие из неприглашенных СМИ опубликовали материл и т.д. Кроме распространения информации пресс-конференцию можно использовать и для сбора информации о журналистах, уточнения их списков, тематических и контактных данных, и т.д.
Видеоверсия лекции"Медиарилейшнз и PR: проведение пресс-конференции"
(готовится к публикации)
Более подробную информацию на эту тему можно найти в книге А. Назайкина"Медиарилейшнз на 100%" .
|
||||||
|
См. также: Введение в курс «Медиарилейшнз» Три цвета медиарилейшнз: черный Три цвета медиарилейшнз: серый Три цвета медиарилейшнз: белый Средства массовой информации в медиарилейшнз Индивидуальные особенности журналистов Информационный повод: качество товара или услуги Информационный повод: Значимость Информационный повод: Благотворительность Информационный повод: интересные факты Информационный повод: оригинальность Информационный повод: конфликтность Информационный повод: конкурсы и акции протеста Информационный повод: скандалы Информационный повод: войны и терроризм Информационный повод: спонсорство и эксклюзивность Создание информационного повода «Шапка», контактные лица и выходные данные пресс-релиза Введение, основная часть и заключение пресс-релиза Редактирование и корректура пресс-релиза Бэкграундер, биография, заявление Художественно-публицистические жанры Прямое предоставление информации Использование интернет-ресурсов Интервью по телефону и для различных СМИ Специальные мероприятия для прессы Различные виды пресс-конференций Пресс-тур, дни открытых дверей Посещение объекта, путешествия Выставки и специальные мероприятия Между рекламной службой и редакцией Бюджет информационной кампании |
|||||
... |
© Цитирование и перепечатка материалов с данного сайта разрешены только с указанием авторства и источника: Александр Назайкин – www.nazaykin.ru |
|||||