Александр Назайкин. Книги, лекции и семинары

Медиарилейшнз и PR: проведение пресс-конференции

Поиск по сайту:

۩ На главную

□ Текстовая версия лекции

□ Видеоверсия лекции

Текстовая версия лекции А. Назайкина "Медиарилейшнз и PR: проведение пресс-конференции"

Специалист по медиарилейшнз должен полностью контролировать и подготовку к пресс-конференции, и ее ход. Ничего нельзя пускать на самотек. Необходимо составить план проведения пресс-конфренеции: кто, когда, в какой очередности выступает, отвечает на вопросы и т.д.

Не стоит планировать пресс-конференцию длительностью менее 30 минут, она разочарует журналистов. Мероприятие длительностью  более часа – утомит. Обычная продолжительность конференции - около 40 минут. Далее журналисты могут пообщаться с ее отдельными участниками.

На основное выступление отводится 10-15 минут. Для ответа на вопрос предусматривается 2 минуты.

Мероприятие должно вовремя начаться и вовремя закончиться, все выступающие должны прибыть вовремя и быть готовыми к публичной речи. По ходу выступлений должен соблюдаться регламент. Каждому на выступление и  на ответы на вопросы отводится определенное время.

Хорошая пресс-конференция – это предварительно отрепетированная пресс-конференция. Вместе с тем всегда нужно быть готовым к неожиданностям с самых разных сторон: со стороны управляющего помещения, со стороны выступающих, со стороны журналистов. Если сломается проектор, то наготове должна быть обычная доска с мелом или фламастерами. У выступающих должны быть предусмотрены дублеры. И т.д.

Зал для пресс-конференции должен быть не только заранее оборудован, но и вся техника должна быть проверена.  Пол, столы, стулья необходимо поддерживать в полной чистоте.

В зале должен присутствовать охранник, который будет следить за порядком и сможет пресечь возможные хулиганские действия.

Все сказанное на пресс-конференции необходимо фиксировать. В дальнейшем записанную информацию можно будет опубликовать отдельно.

Выступающих встречают и проводят в специально подготовленное помещение, где они ожидают начало пресс-конференции, могут выпить чашку кофе и обсудить какие-либо детали предстоящего мероприятия.

Журналистов также встречают, регистрируют, выдают баджи (с указанием имени и СМИ), затем провожают к удобному для их работы месту. По ходу пресс-конференции у них интересуются, не нужно ли им в чем-либо помочь. Однако делать все это следует достаточно ненавязчиво. Для специалиста по медиарилейшнз будет очень полезным хотя бы очень коротко пообщаться с каждым из пришедших журналистов.

Если ожидается большое количество журналистов, то для их обслуживания выделяется несколько сотрудников компании. Все они должны иметь баджи с указанием имени и фамилии.

Если кто-то из журналистов хочет взять интервью до пресс-конференции не стоит ему отказывать, возможно, он куда-то спешит и не сможет быть на мероприятии до конца.

Задерживать начало пресс-конференции не стоит более чем на пять-десять минут - журналисты не должны раздражаться из-за потери времени. Вместе с тем, нужно дать возможность подойти и подъехать тем из них, которые сами опаздывают.

Даже, если еще нет какого-то важного участника, лучше начать мероприятие вовремя, предоставив слово следующему выступающему по программе. Опаздывающий представитель компании может всегда включиться в работу уже по ходу пресс-конференции.

В самом начале ведущий пресс-конференции обращается к собравшимся с приветственным словом, представляет выступающих и знакомит всех с предполагаемым планом и регламентом мероприятия. Так, например, устанавливается порядок задания вопросов (поднятой рукой или запиской), их количеством для каждого журналиста, чтобы все представители СМИ успели спросить о том, что интересует именно их аудиторию. Также сообщается, что и как будет происходить после официальной части  интервью (возможность общения в баре, порядок резервации эксклюзивных интервью и т.д.)

Далее ведущий следит за соблюдением регламента, дает знак выступающим или журналистам о том, что их время на вступление, вопрос или ответ истекло.

Если после выступления не прозвучало никаких вопросов, то можно ответить на те, что были предусмотрительно подготовлены самим выступающим.

Пресс-конференцию можно завершить как аплодисментами, так и обойтись без них, просто вежливо попрощавшись с присутствующими.

После пресс-конференции даются заранее согласованные интервью. Также журналисты могут неформально пообщаться с участниками мероприятия. Поэтому выступающим стоит задержаться в помещении, а не убегать из него, снижая тем самым эффективность пресс-конфереции.

Если план пресс-конференции объявлен, то он должен неукоснительно выдерживаться. Иначе журналисты начнут раздражаться. Стоит иметь в виду то, что происходит в головах представителей СМИ. Они могут думать и поступать, например, следующим образом: «Само собой разумеется, что поведе­ние журналиста на пресс-конферен­ции должно определяться необходимо­стью решения своей основной задачи - получить интересующую его (изда­ние, аудиторию) информацию. Поэто­му ему необходимо заранее (после зна­комства с темой пресс-конференции, ее программой) продумать те вопро­сы, ответы на которые будут наиболее важными для вашего издания. Понят­но, что по ходу конференции он дол­жен успеть их задать выступающим и получить ответы. Наблюдения за ря­дом пресс-конференций, на которых удалось побывать, показывают, что журналисты отнюдь не всегда получа­ют для этого возможность. Происхо­дит это по разным причинам. На неко­торых конференциях присутствует слишком много коллег, и если высту­пающий, предположим, один, то он просто не в силах ответить на каждый потенциальный вопрос, который мо­жет интересовать журналистов.

Иногда, как говорится, «бывает и хуже». Дело в том, что у некоторых организаторов и выступающих есть четкое представление о «своих» и «чужих» СМИ. В таком случае они за­ранее предупреждают тех, кто выпол­няет на пресс-конференции роль веду­щих, что право задать вопросы долж­ны получить только «свои» журнали­сты. Относительно «чужаков» вопрос решается особо: им такая возмож­ность может быть предоставлена только в некоторых случаях, когда вдруг возникает необходимость пока­зать, что на конференции соблюдался «плюрализм мнений».

Как поступить журналисту, если его поднятую руку ведущий упорно не замечает? Иногда в подобной ситуа­ции коллеги поднимаются с места и делают громогласное  заявление  о том, что настаивают на своем праве задать вопрос. Нередко после такого демарша действительно удается до­биться своего. Но надо быть готовым к тому, что подобный поступок веду­щие и участники воспримут негативно и ответ может быть вовсе не таким, какой устроил бы журналиста. Или того хуже: это уже будет расценено как попытка затеять скандал. Поэто­му следует попытаться получить от­вет на интересующую журналиста ин­формацию другим путем. Можно, на­пример, послать в президиум вежли­вую записку с просьбой ответить на конкретный вопрос или попросить коллегу из «своего» издания задать нужный вам вопрос. Конечно, и в та­ком случае можно не получить ту ин­формацию, которая необходима. Но зато после этих попыток станет впол­не ясно, что отвечать на поставлен­ный журналистом вопрос не хотят преднамеренно. И это дает ему мо­ральное право сообщить о случив­шемся в своей публикации.»

Также стоит обратить внимание на следующие «10 правил для журналистов на пресс-конференции:

Собрать основную краткую информацию по теме конференции.

Вечные вопросы к себе: Почему, с какими намерениями они проводят конференцию? Почему они это сказали? Что умалчивают? В чем меня собираются убедить?

Для них я лишь инструмент. Нужно быть начеку, не поддаваться лести.

У кого бы потом оперативно справиться по этой теме?

Спрашивать, подлавливать, достать.

Вскрыть несогласованность фактов, излагаемых докладчиками, неинформированность, найти противоречия в высказываниях.

Сравнить нынешнюю фактуру с ранее опубликованной или высказанной.

Четко подготовиться к письму: аудиозапись, снимки, документы.

Различать видимость и действительность. Не позволить себя ослепить. Быть смелым в вопросах.

Остаться независимым.»

Для того, чтобы облегчить работу журналистов с информацией пресс-конференции, им выдают медиакит, включающий в себя пресс-релиз, тезисы выступлений, биографии выступающих, фотографии, образцы товара и т.д. (Подробнее о медиаките см. раздел «Материалы для публикации. Медиакит»).

Все материалы, подарки лучше раздавать журналистам на выходе, чтобы им не пришлось таскаться с ними в течение всего мероприятия. Внимание должно постоянно сопутствовать работе журналистов на пресс-конференции. Нельзя игнорировать их просьбы, пожелания, пытаться унизить, используя фразы вроде «продажная пресса» и т.д.. Не стоит и задабривать их. Лучшее, что могут сделать организаторы пресс-конференции для журналистов – создать комфортные условия для работы, как во время официальной части, так и позже при неофициальном общении на фуршете.

На пресс-конференции не стоит устраивать большой обед, но напитки и легкие закуски будут вполне уместны. Причем чай, соки можно предложить и перед конференцией.

Главное при проведении пресс-конференций – это, конечно, безусловная важность распространяемой информации. Но, как уже говорилось, на высоком уровне должны быть организованы и такие сопутствующие получению информации аспекты, как место проведения конференции, удобства. Ведь если журналист чем-то будет недоволен по ходу получения информации, его недовольство перенесется и на подготавливаемый к печати материал. В качестве иллюстрации к этим словам можно привести репортаж корреспондента «Известий» Марии Игнатовой «По закону бутерброда»:

«Журналистам продемонстрировали жующих иностранцев.

В последнее время представительство Американской торговой палаты проявило завидную активность - недавно американцы принимали гостей и на Олимпийском проспекте, и в самом центре Москвы - в гостинице «Националь». Первый светский раут был посвящен выступлению главы нефтяной компании «ЮКОС» Михаила Ходорковского. Единственными нежеланными гостями на этой церемонии оказались журналисты.

Отношения к прессе каждый демонстрирует по-своему. Кто-то нарочито пытается дружить, кто-то старается держаться от нее подальше. Американцы, авторы знаменитой Первой поправки к Конституции, выбрали довольно оригинальный способ.

Приглашение для СМИ было разослано накануне. В нем значилось, что представители прессы приглашаются «на встречу за ланчем с Михаилом Ходорковским» в гостинице «Ренессанс». Практика подобных приемов давно используется - она менее официальна, чем пресс-конференция. К тому же довольный и расслабленный ньюсмейкер - лучший источник информации. На этот раз журналистам пообещали создать все условия и зарезервировать «специальные места».

Время для встречи было выбрано очень удачно. 12.30 хорошо подходит и для западного ланча, и для российского обеда. Зал заполнился быстро - облаченные в деловые костюмы члены американской палаты и ее гости вовремя заняли свои места…

В центре помещения с приглушенным освещением был накрыт десяток круглых столов. Освещать это событие пригласили примерно 20 журналистов. Однако оказалось, что близко к Ходорковскому прессу решили не подпускать. Прямо рядом со входом был накрыт длинный белый стол, на котором красовались тарелочки с приборами и два больших белых блюда с бутербродами. У журналистов возникло недоумение, когда они поняли, что оказались позади экрана, на котором г-н Ходорковский собирался демонстрировать слайды.

После того как виновник события занял свое место, гости приступили к еде. Вышколенный официант, подхватив блюдо с бутербродами, начал аккуратно, по одному, раскладывать их на тарелки журналистам. Через пять минут официант, вежливо осведомившись: «Не желаете ли еще?», повторил ту же процедуру. После этого прессу оставили в покое. Тем временем иностранные гости еще в течение получаса продолжали свой ланч, а люди, зажатые в углу за длинным столом, нервно ждали, когда они смогут приступить к тому, зачем их пригласили.

Справившись с десертом, гости поняли, что теперь готовы принять и «духовную» пищу. Тогда г-н Ходорковский прочитал слушателям небольшую лекцию о перспективах нефтегазовых компаний в России и, ответив на вопросы иностранных коллег, быстро поспешил из зала. Журналистам оставалось только гадать, в чем смысл демонстрирования жующих иностранцев и почему организаторам не пришло в голову пригласить прессу попозже. По-видимому, последние посчитали неприличным связывать свободу журналистов ланчем, а наблюдение за процессом должно было подстегнуть их к коварным вопросам. Вот только задать их не было особой возможности.»

При проведении пресс-конференций и других мероприятий важно понимать, что журналисты постоянно посещают мероприятия. Это их обычная повседневная работа. И имея опыт работы на десятках, а то и сотнях пресс-конференций, они волей-неволей сравнивают очередное мероприятие с предыдущими: « А там-то было лучше… А здесь вот как…»

Конечно, не стоит соревноваться в роскоши, в ублажении журналистов. Но продумывать приемлемый уровень комфорта следует обязательно. И самое главное специалист по медиарилейшнз в любой момент должен быть доступен, чтобы дать необходимую информационную справку, организовывать встречу с кем-либо из выступающих и т.д.

Если по книге регистрации видно, что кто-то из журналистов не пришел на пресс-конференцию, следует отослать ему всю информацию в редакцию. Возможно, она все-таки пригодится. Ведь сотрудник редакции мог не прийти по какой-то вполне весомой причине. А присланную информацию он возможно использует для публикации.

Отправить информацию стоит не только приглашенному, но не пришедшему журналисту, но и его неприглашенным коллегам.

По итогам пресс-конференции необходимо подготовить аналитический отчет: сколько журналистов пришло, сколько из них опубликовали материал, какие из неприглашенных СМИ опубликовали материл и т.д.

Кроме распространения информации пресс-конференцию можно использовать и для сбора информации о журналистах, уточнения их списков, тематических и контактных данных, и т.д.

Видеоверсия лекции"Медиарилейшнз и PR: проведение пресс-конференции"

(готовится к публикации)

Более подробную информацию на эту тему можно найти в книге А. Назайкина"Медиарилейшнз на 100%"

.

См. также:

۩  ▲

© Цитирование и перепечатка материалов с данного сайта разрешены только с указанием авторства и источника: Александр Назайкин – www.nazaykin.ru