Александр Назайкин. Книги, лекции и семинары

Медиарилейшнз и PR: организация пресс-тура

Поиск по сайту:

۩ На главную

□ Текстовая версия лекции

□ Видеоверсия лекции

Текстовая версия лекции А. Назайкина "Медиарилейшнз и PR: организация пресс-тура"

Пресс-тур должен иметь четкую задачу по распространению информации о компании. В ходе этого мероприятия журналистам необходимо получить новые ценные для аудитории факты.

Как и другие мероприятия медиарилейшнз пресс-тур должен быть хорошо организован. Его не стоит превращать в обычную выездную вечеринку с прекрасной бесплатной едой и выпивкой (если только речь не идет именно о развлекатльной прогулке). При плохой организации обманутые в своих ожиданиях или раздраженные журналисты могут подготовить совсем нежелательные материалы.

Организация пресс-тура начинается с планирования. Сначала определяются задачи, которые необходимо решить. Далее выбирается вид пресс-тура, место, время (даты и протяженность), транспорт, маршрут, место и условия размещения, определяется круг приглашаемых журналистов (возможно и других гостей), разрабатывается программа, решаются вопросы безопасности, изготавливаются необходимые материалы, назначаются ответственные сотрудники и т.д.

Программа предусматривает подробную детализацию, исключающую временные паузы, задержки, нестыковки и т.д. В нее могут входить, например, такие пункты:

- сбор (время и место),

- отправление (время и место),

- завтрак (время и место),

- встреча с … (время, место, имя, фамилия, должность ),

- посещение … (время, место),

и т.д.

Журналисты должны постоянно ощущать заботу о себе – со встречи в месте сбора до прощания в заранее определенной точке. Представителю компании необходимо в любой момент быть рядом и суметь подсказать где можно припарковать автомобиль, в какой автобус (поезд и т.д.) нужно садиться, какие места занимать, где находится туалет, во сколько будет остановка, с кем предусмотрена следующая встреча, что предусмотрено в вечерней культурной программе, где можно получить маршрутную карту, другие информационные материалы и т.д.

Маршрут не должен быть слишком длинным, утомительным. Предварительно его необходимо тщательно проработать. Если журналисты будут двигаться самостоятельно, то необходимо расставить указатели-таблички. Во избежание путаницы и суматохи лучше организовывать группы, к которым прикреплять гидов.

Если демонстрируется какое-то оборудование, оно должно быть достаточно чистым и безопасным для журналистов. Обслуживающий персонал также должен быть одет в приличную спецодежду, быть дружелюбным по отношению к экскурсантам и готовым к тому, что кто-то из журналистов захочет задать несколько вопросов.

Стоит размещать журналистов рядом с представителями компаний, чтобы они могли неформально общаться на протяжении всего пресс-тура.

У организаторов не должно быть более комфортных мест и условий, чем у журналистов. Это не останется незамеченным.

Лучше не пытаться сэкономить на дешевом транспорте, жилье, питание и т.д. Это также будет раздражать журналистов. Не важно какой длительности был пресс-тур, организовывался ли легкий завтрак или роскошный фуршет, журналисты всегда обратят внимание на то, что было в тарелке. Например, следующий материал посвящен выборам, но в нем нашлось место, чтобы упомянуть о том, чем кормили в посещаемых журналистами штабах политических противников:

 «Сторонники президента Ющенко укра­сили свой киевский «избирательный штаб» оранжевыми лентами, воздушными шариками и гирляндами. После объявле­ния данных экзит-поллов, согласно кото­рым «Наша Украина» проиграла не только Партии регионов, но и Блок)' Тимошенко, гирлянды погасли, шарики сдулись. Лидер «Нашей Украины», и.о. премьера Юрий Ехануров передумал ехать в штаб, усилен­ный режим охраны отменили, но поклон­ников Ющенко в здании после этого не прибавилось. Пара сотен человек появи­лась лишь к полуночи - послушать высту­пления групп «ВВ» и Олега Скрипки.

В это время в ресторане штаба Виктора Януковича в пяти минутах езды от Вер­ховной рады выступал Ринат Ахметов, донецкий олигарх и седьмой номер изби­рательного списка Партии регионов. Он прибыл на двух «Мерседесах», один из них - «Майбах». «Регионалы» приступили к разделу будущих, еще отнюдь не гаранти­рованных портфелей. Сам Янукович поя­вился в штабе на полчаса-чтобы объявить об «исторической победе». Он поменял темно-синие цвета своей избирательной кампании на весенние светло-голубые, а лозунг «Мы вас предупреждали» - на миролюбивое «Расцветайте, регионы».

Журналистов в штабе Януковича кор­мили семгой и ветчиной. У проигравшего Ющенко подавали сало с чаем.»

Посещение места события, с одной стороны, дает сотрудникам редакций свежие впечатления, определенную свободу отбора фактов, с другой стороны, требует особой ответственности организаторов - журналисты могут заметить то, чему представители компании не уделили должного внимания.

Прежде всего представители компании должны взглянуть на мероприятие глазами журналистов. Ведь работники прессы скорее всего обратят внимание и на то, к чему привыкли или чего не хотят замечать сотрудники компании. Любые мелочи могут отвлечь журналистов от главного, «смазать» информационную картинку.

Нужно взвесить все «за» и «против» при демонстрации новых объектов. Судя по нижеследующему материалу, работников прессы лучше знакомить с планами на бумаге. Сами же строящиеся объекты показывать исключительно в готовом виде:

«IKEA поспешила распахнуть двери «Мега Мола».

Шведская торговая сеть IKEA открывает семейный торгово-развлекательный комплекс «Мега Мол» - крупнейший из подобных центров в России, который объединит под своей крышей более 220 магазинов и ресторанов. Как сообщили вчера представители IKEA, первые посетители смогут заглянуть во многие из них уже 12 декабря. Правда, не исключено, что им придется преодолевать полосу препятствий из стройматериалов рядом с еще не открывшимися бутиками.

Торгово-развлекательный центр «Мега Мол» общей площадью 150 тыс. кв.м расположился на пересечении Калужского шоссе и МКАД. Это своеобразная галерея всевозможных бутиков, магазинов и ресторанов, которая соединяет шведский мебельный центр IKEA и французский гипермаркет Aushan. Кроме этих гигантов ритейла, в «Меге» поселятся «Техносила», «Спорт-мастер», Adidias, Nike, Benetton, Cotton и другие. Развлекательная часть центра - рестораны, фаст-фуды, киноцентр-мультиплекс с 11 залами, а также каток с искусственным льдом, детские игровые площадки. Кроме того, весной к «Меге» присоединится трехзвездная гостиница на 200 номеров. Проектов подобного уровня в России еще не было.

По словам заместителя гендиректора «Мега Мола» Андерса Биннмура, на этой неделе откроется 90 % площадей. Но, судя по обстановке, первые покупатели рискуют прийти в недостроенный центр. По проекту в «Мегу» можно попасть тремя путями - через центральный вход, из мебельного центра и из гипермаркета. Однако журналисты воспользовались служебным входом - через него в центр попадают стройматериалы. Работы в центре в самом разгаре. Магазины и бутики - это разделенные пространства с внутренней отделкой, а многие из них и ее не имеют. Только на трех из будущих торговых площадок корреспондент «Известий» увидела собранные стеллажи, и лишь в одном уже начали раскладывать одежду. Посередине «торговой улицы» (магазинчики расположены с двух сторон) протянулась пальмовая аллея. Под пальмами и рядом с ними лежат стройматериалы, инструменты. Впрочем, на вопрос корреспондента «Известий» о том, насколько реально закончить работы к 12 декабря, ему ответили лаконично: «Мы должны»...»

Пресс-тур для журналиста начинается с получения персонального приглашения. Даже если на день открытых дверей пригашаются все желающие и объявление публикуется в СМИ, работников редакций следует приглашать отдельно. В приглашении описывается суть предстоящего пресс-тура (информация, которую с его помощью можно будет получить), обозначаются даты и место, указывается на полную или частичную бесплатность мероприятия и т.д. К приглашению прикладывается подробная программа пресс-тура, а также инструкция, как добраться до места сбора, что желательно с собой взять, как подтвердить свое участие и т.д.

Конечно, приглашения должны быть разосланы заблаговременно.

Для того, чтобы журналисты могли работать с как можно более полной и точной информацией, для них должны быть подготовлены необходимые материалы: перечни людей, с которыми предстоит встретиться в течение пресс-тура, их биографии, пресс-релизы, фото и видеоматериалы. К каждому конкретному пресс-туру нужно разрабатывать свой специфический медиакит.

В конце пресс-тура обычно раздаются подарки, повышающие настроение гостям. Это могут быть образцы продуктов, изготавливаемых на посещаемом объекте или какие-то фирменные сувениры компании.

Если в пресс-туре участвует большое количество журналистов, то заранее стоит разбить их на группы, прикрепив к каждой из них представителя компании.

Чтобы пресс-тур был проведен на высоком уровне, особое внимание следует уделить подготовке сопровождающего персонала. У каждого представителя компании должен быть бадж с указанием имени и фамилии. Если пресс-тур проходит в месте массового скопления людей, то нужно иметь специальный флажок или другой опознавательный знак. Если вокруг очень шумно, то представителю компании стоит предоставить мегафон. Транспорт необходимо оснастить соответствующим оборудованием, чтобы все слышали, что говорит гид.

Все представители компании или специально нанятые гиды, должны пройти необходимую подготовку, чтобы в любой момент помочь журналистам. В том числе и ответить на какие-то вопросы, связанные со спецификой оборудования или технологий, используемых на посещаемом объекте. Также представители компании должны знать, что делать в непредусмотренных ситуациях (авария, приступ болезни и т.д.)

Прежде чем рассылать приглашения стоит провести репетиции пресс-тура, чтобы заранее выявить возможные недостатки в организации и устранить их.

В некоторых случаях можно организовать и виртуальные пресс-туры с помощью радио, телевидения и интернета.

Во время радиопресс-тура (radio media tour, RMT) журналист из студии общается с разными людьми в разных концах города или страны. Это недорогой способ распространения информации, который не требует больших временных затрат. Каждый представитель компании может отвечать на вопрос журналиста, находясь у себя в офисе.

Телевизионный пресс-тур, конечно, представляет копанию более выигрышно, но он и более затратен, как с точки зрения средств, так и сил, и времени на подготовку. Организуя его нужно позаботиться о фоне картинке, о телегеничности выступающего, его одежде, манерах и т.д.

Видеоверсия лекции"Медиарилейшнз и PR: организация пресс-тура"

(готовится к публикации)

Более подробную информацию на эту тему можно найти в книге А. Назайкина"Медиарилейшнз на 100%"

.

См. также:

۩  ▲

© Цитирование и перепечатка материалов с данного сайта разрешены только с указанием авторства и источника: Александр Назайкин – www.nazaykin.ru